10 grunner til at prosjekter går over budsjett

Statistisk sett er minst 85 prosent av hvert prosjekt over budsjett til en viss grad. Dette skyldes ofte uforutsette hendelser utenfor menneskets kontroll. Heldigvis kan du svinge oddsen til din fordel hvis du har en bevissthet om hva som kan gå galt. Ved å forlate rommet i budsjettet for uventet og utvikle en beredskapsplan, kan du redusere sannsynligheten for å løpe ut av midler.

Uerfarenhet av prosjektleder

Manglende erfaring med lederen av et prosjekt kan bety at ethvert aspekt av det kan bli utilsiktet mismanert, inkludert budsjettet. Selv om det er sant at det er første gang for hvert foretak, kan en prosjektleder som er ny på stillingen ansvaret møte flere hindringer enn en som er velbevandret i å se et prosjekt gjennom fra begynnelse til ferdigstillelse. Neophyte prosjektledere krever mer veiledning og tilsyn gjennom hele prosessen, eller i det minste en mentor som kan stole på å gi forsiktig og objektiv rådgivning.

Dårlig kommunikasjon / styring av personell

For at et prosjekt skal kunne utvikles, bør presis og rettidig kommunikasjon være tilstede i alle faser. Prosjektlederen må tydelig uttrykke hva som trengs og hva som skjer med leverandører, entreprenører, mannskap / lagmedlemmer og administratorer. Individuelle mannskap / lagmedlemmer må også kommunisere godt hverandre. Misforståelser under planlegging og utførelse fører til at oppgavene ikke utføres riktig. Å rette opp situasjonen kan forårsake tidsforsinkelser og budsjettoverskridelser. Kolleger bør holde hverandre oppdatert gjennom hele prosessen for å hjelpe projiserte tidslinjer konvergerer og uventede kostnader minimal.

Menneskelig feil

Menneskelig feil varierer fra et utelatt eller feilplassert desimalpunkt på en balanse til feil utstyr eller forsyninger som bestilles. Uansett hvilken form det kan ta, kan feil bli kostbare. De fleste former for menneskelig feil kan reduseres ved å ta et øyeblikk for å bekrefte dokumenter, ordrer og dobbeltsjekke eventuelle endringer som de oppstår.

Tap gjennom skade eller funksjonsfeil

Når nøkkelutstyr er ødelagt på stedet, skadet under installasjonen eller ikke fungerer som ønsket, må det ombestilles, byttes ut eller repareres for å få prosjektet tilbake på sporet. Hver av disse situasjonene kan være en uventet utgift til det tildelte budsjettet. En prosentandel av hvert prosjektbudsjett bør settes til side på forhånd for å hindre omstilling av midler fra budsjetterte behov (opptil 30 prosent).

Leverandørforholdsproblemer

Problemer med eksterne entreprenører, leverandører eller leverandører kan påvirke prosjektbudsjettet. Bruk bare leverandører som har et godt rykte for å være pålitelig og dyktig. Mangel på profesjonalitet, manglende evne til å møte tidsfrister og ujevn arbeid, vil innebære å finne en annen leverandør i løpet av prosjektet, og betale nye avgifter for å kontraktere en erstatning.

Ansatte Fravær

En viss grad av fravær kan oppstå på grunn av sykdom eller nødstilfelle, men hvis det er overdrevet, vil det hindre suksess for et prosjekt. Personene som er valgt for å spydde et prosjekt, må være fullt investert personlig for å se det gjennom til ferdigstillelse og velges nøye av ledelsen. Hvis ansatte må byttes midtprosjekt, er forsinkelser trolig på grunn av trening / læringskurven som den nye personen må gjennomgå. Hvis en del ansatte går tapt, og ikke erstattes, blir det vanskeligere å fullføre oppgaven ved å få færre personer som har flere oppgaver.

Dårlig utførelse

Tildelte oppgaver skal ikke bare være ferdige i tide, de skal også utføres godt. Dårlig arbeidsmessig ytelse som krever mer enn en justering eller revisjon koster mer penger på grunn av overtidskrav og kan belastes noe budsjett. Å ha dyktige og erfarne fagfolk på et prosjekt kan gjøre hele forskjellen.

Miljøfaktorer

Det kan ikke gjøres lite om dårlig vær eller naturkatastrofer. Et prosjekt kan sidestilles uventet og på ubestemt tid på grunn av forhold som forhindrer at gruppemedlemmene kommer på stedet, forsinker leveransen av forsyninger eller resulterer i delvis eller totalt tap. Gjenoppretting fra denne typen tilbakeslag er ikke noe enkelt, men allokering av penger til forsikring i de første planleggingsstadiene av et prosjekt er klokt.

Mangel på fremsyn

Dårlig planlegging er ansvarlig for de fleste budsjettmangel. Enkelt sagt, når færre midler enn nødvendig er tildelt for et prosjekt, er det en visshet om at mer penger vil være nødvendig for å se prosjektet gjennom til ferdigstillelse. Å ikke forstå hva som kreves økonomisk for et foretak, fra lønn til overhead, kan føre til å løpe ut av midler i de tidlige stadiene.

Dårlig allokering av ressurser

Budsjetterte midler må brukes dømmende for å unngå ublu utgifter på ikke-vitale områder. Å bruke for mye penger i ett område og ikke nok i en annen kan skade hele prosjektet, særlig i en liten bedrift med begrensede midler. Et eksempel ville være bygging / renovering av et kjøkken hvor kostnadene ble kuttet ved å bruke billigere gulvmaterialer for å ha råd til mye høyere endte, kraftige apparater. Etter gulvets installasjon ble apparatene levert. Den substandard gulv ble skadet når apparatene ble brakt inn, og ny gulv må nå bestilles. Ikke bare har tidslinjen blitt påvirket, men budsjettet også. Et bedre valg ville vært å bestille god kvalitet, moderat priset gulv og hvitevarer for å holde budsjettet i sjakk og prosjektet på tide.