10 tips for e-post e-handel
Forretnings-e-post har alt annet enn erstattet korrespondanse, men det betyr ikke at denne raskere tilnærmingen til kommunikasjon skal være noe mindre profesjonell enn den tradisjonelle motparten. Bedriftens e-etikett kan faktisk ha flere krav enn sneglepost, spesielt når det gjelder bruk av e-postfunksjoner som Forward, CC og BCC.
Bruk en informativ emnelinje
Hvis du velger riktig faglinje, blir det ikke bare oppmerksom på e-posten din, det er også en smart måte å ta hensyn til emnet for hånden, og unngå forvirring. Hvis du skriver for å planlegge en konferansesamtale, er "Con Call" ikke en god emnelinje. "Konferansesamtale med Joe's Warehouse" gir mottakere mer informasjon og gjør det enklere å søke i innboksen og referansefilene når du trenger å hente frem noe i fremtiden.
Vær judicious i send til linje
Alle som noen gang har vært involvert i en uendelig kjede av e-post, "svar på alle", innser at ikke alle må kopieres på hver e-post hele tiden. Når du bestemmer hvem som skal motta e-posten din, spør deg selv om personen virkelig trenger å være i løkken. Hvis du planlegger et møte med din administrerende direktør, må du alltid kopiere assistenten og sjefsassistenten din for å hjelpe til med å koordinere prosessen, men det er ikke nødvendig å sløyfe i andre med mindre de har en fast innsats i møtet eller resultatet.
Vet hvem som skal CC
Selvfølgelig er det tider når det er hensiktsmessig å CC eller kopiere flere andre parter. Dette inkluderer når e-postadressen er:
- Finne tider for et gruppemøte
- Be om innlevering på en ide eller et prosjektutkast
- Holde noen som en prosjektleder i conversational loop
Mange bruker CC-funksjonen til e-post til virksomheten for å demonstrere for andre at tiltak blir tatt. For eksempel, hvis du kontakter en potensiell klient, kan du CC sjefen din for å indikere at samspillet går bra som en høflighet eller FYI.
Bruk Blind Copy primært for mottakerens personvern
Blindkopiering er mer en sunn fornuft enn en etikette-sak, men det er en tid og et sted for bruk, spesielt som et privatliv. Hvis du for eksempel sender en stor gruppe-e-post, sier du til en bestemt klientgruppe, kan du ved å bruke BCC-funksjonen beholderlisten privat. Ikke misbruk funksjonen ved å løpe inn upassende parter til en samtale som ser ut til å være privat.
Vær forsiktig med fremover
Forward-funksjonen til e-post er en praktisk, men potensielt farlig forretningsmail-metode hvis den brukes feil. Når du videresender en e-post, les nøye innholdet i hele meldingen, spesielt hvis det er en kjede, før du trykker Send. I gruppemeddelelser blir noen ganger mottatt eller tapt, spesielt hvis det er en pågående samtale av sensitiv karakter. Du vil ikke utilsiktet videresende noe som viser en samtale eller et materiale som ikke er ment for deres øyne.
Ikke bruk rutinemessig svar på alle
I likhet med uendelig CCS og Forward, kan svaret på alle funksjoner være hjelpsomt eller ubehagelig. Tenk på om du virkelig trenger å svare på alle i en gruppe e-post, eller hvis uinnbrukte parter kan bli droppet fra kjeden. Dette er spesielt viktig når du arbeider med e-postgruppelister.
Referansevedlegg i e-posten din
E-post gjør det enkelt å dele dokumenter, presentasjoner, lysbilder og bilder raskt. Når det gjelder viderekobling av et vedlegg, slipper de fleste systemer vedleggene etter en eller to runder for å spare plass på serveren. Hvis du sender noen et vedlegg, referer det til i e-posten din og kontroller at den er vedlagt før du sender den.
Slutte å si "ja"
Og slutte å si "nei" også. Bedrifts-e-post er en rask måte å spørre kolleger på raske spørsmål, og mens det kan være lett å svare med en rask ja eller nei, sørg for at svaret ditt er klart og ikke krever avklaring. Hvis noen spør to spørsmål i en e-post, svarer du med to svar og gjør meldingen presis.
Vær oppmerksom på grunnleggende nøytraliteter
Profesjonalitet er fortsatt nødvendig i forretningsmails, spesielt når du sender e-post til overordnede eller klienter, og når du håndterer berøre kundeserviceproblemer. Spesielt bør det første benet i en e-postkjede starte med en hilsen som "Hei" eller "Kjære." Bruk en signaturblokk ved avslutningen av e-posten din, som også inneholder tittel og kontaktinformasjon.
Ikke misbruk den høye prioritetsfunksjonen
Ikke vær gutten som gråt ulv ved å merke alt "Haster." Det er irriterende, og dine kolleger og klienter vil vokse for å fornærme det. En endring i dagsordenen for et møte med sjefen som starter om fem minutter er presserende. Gratis donuts i pause rommet neste fredag er det ikke.
Når det kommer til virksomheten korrespondanse, er det alltid bedre å feile på siden av profesjonalitet og tradisjonelle korrespondanse protokoller enn det er å komme over som flip eller slurvet.