5 typer forretningsdokumenter
Et selskap bruker dokumenter for å kommunisere, drive forretninger og analysere produktiviteten. Forretningsdokumenter spenner fra korte e-postmeldinger til komplekse juridiske avtaler. Noen dokumenter utarbeides av ansatte og bedriftseiere, mens andre er utarbeidet av fagpersoner fra utenfor firmaet, for eksempel regnskapsførere og advokater. Siden dokumenter gir bevis på organisasjonens omgang og det kan bli henvist til i årene som kommer, er det viktig at de er godt skrevet.
E-post og memorandum
Medarbeidere bruker vanligvis e-post til å formidle informasjon til hverandre. Før e-post ble utbredt, ble memorandum brukt til intraoffice-meldinger. Notater brukes fortsatt i situasjoner der en melding er ment å følge en bestemt fil og i tilfeller som krever mer privatliv enn en e-post.
Både et notat og en epost identifiserer avsenderen og mottakeren og inneholder en emnelinje. Teksten er formatert i ett eller flere avsnitt.
Business Letters for utenfor kommunikasjon
Bedriftsbokstaver brukes til å kommunisere med personer utenfor kontoret. Mottakere kan inkludere kunder, kolleger i andre virksomheter, tjenesteleverandører, fagfolk som rådgiver virksomheten, offentlige tjenestemenn og jobbsøkere. Et forretningsbrev er vanligvis formatert i blokkstil, der alle elementene i brevet, bortsett fra brevpapir, er justert med venstre margin.
Det kan sendes via e-post eller leveres. Hvis et brev sendes i teksten til en e-post, inneholder avsenderen sitt navn, jobbtittel og kontaktinformasjon nederst i e-posten.
Bedriftsrapporter for å formidle informasjon
Bedriftsrapporter formidle informasjon i et format som er mer formelt og vanligvis lengre enn et brev. Rapporter omfatter en rekke emner, for eksempel sikkerhetsoverholdelse, salgstall, økonomiske data, feasibility studies og markedsføringsplaner. De kan inkludere statistikk, diagrammer, grafer, bilder, casestudier og undersøkelsesresultater. Noen rapporter publiseres til fordel for investorer. Hvis en rapport er periodisk, for eksempel en månedlig salgsrapport, brukes en mal for enkelhets skyld, og for å aktivere sammenligning med tidligere rapporter.
Transaksjonsdokumenter for å utføre forretninger med kunder
Et selskap bruker dokumenter for å drive forretninger med sine kunder. For å spare tid, kan disse dokumentene formateres som et skjema, for eksempel et bestillingsskjema, overføringsside, faktura eller kvittering. De typer transaksjonsdokumenter som brukes varierer noe av arten av en virksomhet. En forsikringsagent, for eksempel, genererer forsikringsapplikasjoner og -policyer, mens en utlåner bruker låneapplikasjoner og boliglånsdokumenter.
På noen områder inngår virksomheter avtaler og kontrakter med andre; Disse dokumentene kan utarbeides av selskapets advokat.
Finansielle dokumenter for å administrere virksomheten
En bedrift bruker finansielle dokumenter til å holde seg innenfor budsjettet, utarbeide budsjettforslag og filmeldinger. Disse dokumentene inkluderer kvitteringsopplysninger, lønnsrapporter, betalt regninger, bankkontoer, resultatregnskap, balanser og skatterapporteringsskjemaer. Disse dokumentene kan utarbeides av selskapets revisor.
En bedriftseier bruker disse dokumentene til å bestemme selskapets økonomiske suksess og identifisere områder som er uproduktive. En avdelingsleder kan bruke finansielle dokumenter til å utarbeide et budsjettforslag.