Handlingsplan for bedrifter å gå fra papirarkivering til elektronisk arkivering
Du kan spare tid og penger ved å bytte arkiveringssystem fra papirdokumenter til elektroniske filer, men du må sørge for at du fortsatt kan finne og hente den informasjonen du trenger. En handlingsplan som skanner eksisterende filer og utvikler prosedyrer for å holde nye poster i elektronisk form, lar deg redusere papirarbeid og fysisk lagringsbehov. Å velge riktig elektronisk dokumentformat og arkiveringssystem sikrer at du kan organisere og søke informasjonen din effektivt.
Velg et elektronisk arkiveringssystem
Du kan sette opp ditt elektroniske arkiveringssystem, akkurat som papiret ditt, med mapper for kunder eller ansatte, men filene i elektroniske mapper må ha navn. Utvikle et system for tildeling av fil- og mappenavn som gir deg informasjon om dokumentene. Ved å plassere søkeord i navnene kan du utføre elektroniske søk, selv for ikke-tekstdokumenter. Velg ditt elektroniske arkiveringssystem med mappen og navngivningsstrukturen i tankene for å implementere et effektivt system.
Implementere sikkerhetsfunksjoner
Før du legger inn dokumenter i ditt elektroniske arkiveringssystem, må du ta opp tilgangs- og sikkerhetsproblemer. Dokumenter kan inneholde offentlig informasjon, intern virksomhetsdata, sensitiv selskapsinformasjon eller personlig informasjon til kunder og ansatte. I hvert tilfelle må du bestemme hvem som skal ha tilgang og hvordan du skal kontrollere tilgangen. De fleste systemer har et brukernavn / passord kombinasjon for tilgangskontroll. Hvis du trenger et høyere sikkerhetsnivå, kan du implementere flere kontroller for bestemte mapper og bare gi godkjente brukere tilgang til bestemte filer med et ekstra passord.
Skann eksisterende dokumenter
En overgang fra papir til elektronisk arkivering innebærer å konvertere et stort antall papirdokumenter til et elektronisk format. Bare skanning av dokumentene med en oppløsning på minst 300 dpi betyr at du kan se på og skrive ut dokumentene for å beholde funksjonaliteten du hadde med papir. Hvis du vil ha tilleggsfunksjoner som elektronisk søkefunksjon for tekstdokumenter, må du legge ved en tekstfil til hver bildefil, enten detaljere hva bildet viser eller gi teksten vist i bildet. Du kan bruke optisk tegngjenkjenningsprogramvare til å lage tekstfiler fra bilder og lagre begge sammen.
Utvikle prosedyrer for nye dokumenter
Etter overgang til elektronisk arkivering, bør din bedrift ikke lenger opprette papirdokumenter. Databaser og skjemaer som er vert på nettverket eller på Internett, kan erstatte interne papirfunksjoner. Du trenger prosedyrer for lagring av elektroniske dokumenter distribuert via e-post eller hentet fra andre digitale kilder. En skanning og lagringsprosedyre for papirdokumenter som kommer inn fra andre organisasjoner er nødvendig. Det kan hende du må beholde noen papirformater for lovlige eller juridiske formål, men du kan skanne dem med et notat som forteller deg hvor originalene er lagret.
Opprett sikkerhetskopierings- og retensjonsregler
Et siste skritt i handlingsplanen implementerer retningslinjer for å holde elektroniske dokumenter og sikkerhetskopiere systemet. Den mest effektive måten å gjennomføre retensjonsprosedyrer på er å ha regler angående lagringslengde som brukes når dokumentet lagres. Du må kunne revidere lagringstiden hvis nødvendig. For sikkerhetskopiering er det vanligvis tilstrekkelig en lokal sikkerhetskopiering på stedet med en daglig backup på stedet.