Slik godtar du kredittkortbetalinger over telefonen
Jo lettere du gjør det for kundene dine å betale deg, jo bedre er det for bunnlinjen din. Hvis du velger å godta kredittkortbetalinger via telefonen, må du sørge for at ansatte vet de riktige prosedyrene for å minimere risikoen. Å angi en transaksjon er et spørsmål om å følge instruksjonene som er spesifikke for kredittkortbetalingsbehandlingstjenesten du velger. Hver leverandør setter opp systemet litt annerledes, så det er ingen "en størrelse som passer alle." Bare vær sikker på at ansatte er ordentlig opplært og følg prosedyrer.
Velg riktig kredittkortbetaltjeneste
Bruk av kreditt på telefon for å foreta kjøp er ikke ny. Men i dag har kunder og bedrifter flere alternativer. For eksempel tillater betalingstjenester fra PayPal og Square en liten bedrift å ta telefonbestillinger ved hjelp av mobiltelefoner. Dette er et alternativ å vurdere om du bare har startet en bedrift. Hvis nivået på kundesvar gjør det verdt, kan du sette opp en vanlig selgerkonto med kortbetalingstjeneste.
Som med ethvert produkt eller en tjeneste du kjøper for en liten bedrift, kan du sammenligne kostnader og gebyrer fra flere leverandører. Pass på at tjenesten gjør det mulig å bestille telefoner, og spør om det er en ekstra avgift. Sjekk også kundesupporten deres. Du bør kunne kontakte betalingsbehandlingstjenesten dersom en bestilling avslås eller du har spørsmål.
Autorisasjonsprosessen
Personellopplæring er viktig for å sikre at alle ansatte forstår godkjenningsprosessen for kredittkort. Til dels er dette bare et spørsmål om å trene ansatte til å følge instruksjonene fra betalingsbehandlingstjenesten. Personalet bør imidlertid også vite om mulige "røde flagg" for å passe på. For eksempel, hvis postadressen og faktureringsadressen er annerledes, vær forsiktig. Dette kan være et tegn på en uautorisert bruker. På den annen side kunne det være en student på college som bare vil ha en pakke levert til dorm rommet, men regningen går til hans hjem.
Lagre alle poster og informasjon fra hver transaksjon i 12 til 24 måneder. Dette vil hjelpe deg med å vise due diligence i tilfelle et falskt kjøp, og det vil bidra til å løse eventuelle tvister med kundene.
Informasjon å samle inn
En god tommelfingerregel er å samle så mye informasjon fra kunden som mulig når du tar kredittkortbetaling over telefonen. Betalingsservice vil kreve at du får hele kredittkortnummeret, utløpsdatoen og kundens navn som det vises på kortet. Du kan også trenge CVV, som er en sikkerhetskode som er trykt på baksiden av kortet. I tillegg spør kunden om faktureringsadressen, telefonnummeret og e-postadressen. Disse vil hep du kontakte kunden hvis det er noen problemer. Det er også en god ide å be om kundens fødselsdato og førerkortnummer.
Send en kopi av kvitteringen til kunden via e-post, e-post eller begge deler. For å forbedre kundeservice, lagre denne informasjonen på et format som ansatte kan få tilgang til. Dette øker hastigheten opp neste gang kunden foretar et kjøp.
Hold det trygt
Hver forretningsmann vet at akseptering av elektroniske betalinger, sjekker og kredittkortbetalinger utgjør en viss risiko. Godta kredittkortbetalinger via telefonen er ikke noe unntak. Det er imidlertid måter å minimere risiko på. Invester i et godt salgs-system, og ha det profesjonelt installert. Betalingsbehandlingstjenesten du bruker, vil sikre transaksjoner så mye som du gjør. Dra nytte av sikkerhetsprosedyrene og rådene.
Betalingskortets industristandarderåd utgitt oppdaterte krav i 2015. Vet som PCI 3.0, gir disse standardene små bedrifter veiledning om hvordan du reduserer risikoen. PCI 3.0 dekker medarbeiderutdanning, bedriftens delte ansvar med andre parter og alternativer som du kan velge å tilpasse PCI 3.0 til dine forretningsbehov. Dette er en verdifull ressurs som kan spare deg for tid, penger og hodepine.