Hvordan vurdere en organisasjonens interne kontroller

Som svar på en bølge av bedrageri på 1970- og 1980-tallet oppfordret komiteen til sponsororganisasjoner, eller COSO, i USA en studie for å revurdere måten selskapene ser på interne kontroller. COSO fastslått at internkontroll er et middel til en slutt, ikke en ende i seg selv. Målet med internkontroll bør være å øke driftseffektiviteten, forbedre påliteligheten av den finansielle rapporteringen og overholde gjeldende lover. Det er viktig å holde disse målene i bakhodet når man vurderer en organisasjons interne kontroller.

Vurder kontrollmiljøet

Kontrollmiljøet er grunnlaget for internkontroll. Det setter tone i organisasjonen og påvirker hvordan ansatte oppfører seg. Be ledelsen om selskapets verdier. Hvis ledere ikke klart kan formulere et sett av etikk og verdier, kan disse ikke være en prioritet i selskapet. Evaluer legitimasjonene til de ansatte som er involvert i å utføre kontroller, særlig økonomisk rapportering. Hvis ansatte ikke har tilstrekkelig opplæring og utdanning, kan de ikke være effektive for å opprettholde kontrollsystemet.

Undersøk kontrollaktiviteter

Internkontroll er bare effektiv hvis den kan oversettes til enkelt implementerte retningslinjer og prosedyrer. Ytelsesvurderinger, informasjonsbehandlingskontroller, fysiske kontroller og oppdeling av arbeidsoppgaver er de viktigste kontrollaktivitetene som skal letes etter. Prestasjonsvurderinger hjelpestyring vurderer om ansatte er effektive på jobbene sine. Tildeling av arbeidsoppgaver reduserer risikoen for feil og svindel. Det største røde flagget i dette området er et individ som har forvaring av eiendeler og har også rekordskapende evner. For eksempel, hvis den samme kontorist håndterer innkommende kontroller og legger inn informasjon til regnskapssystemet, kan han lettere manipulere kontoene for å stjele inntekter.

Undersøk regnskapsinformasjonssystemet

Regnskapsinformasjonssystemet har stor innvirkning på nøyaktighet og effektivitet. Kontroller datainngangsmulighetene for transaksjoner. Kontroller om kontoristene kan legge inn all informasjonen de trenger for å gjøre journalinnlegget nyttig, eller om systemet mangler viktige felt. Be regnskapspersonellet til å generere rapporter for deg. Er rapportene enkelt generert og feilfri? Hvis ikke, kan selskapet trenge en konsulent til å finjustere regnskapsprogramvaren.

Vurder kvaliteten på overvåking

Bekreft hvor ofte ledelsen evaluerer interne kontroller. Hvis ledelsen bare ser på interne kontrollfunksjoner når det er absolutt nødvendig eller for revisjon, har systemet sannsynligvis hull. Ledelsen bør følge opp på kundeklager og overvåke sensitive aktiviteter. Kontroller er generelt mer effektive når ansatte kontinuerlig overvåker interne kontrollfunksjoner og foretar regelmessige anbefalinger til ledelsen.