Hvordan bryte ned et enormt prosjekt i delprosjekter

Et massivt prosjekt som krever omfattende ressurser og inneholder en rekke integrerte stykker kan være overveldende. Det er lett å miste hovedmålene når du går seg vill i detaljene i et stort prosjekt. Finn en måte å bryte ned i mindre, mer overkommelige delprosjekter for å gjøre arbeidsprosessene dine jevnlig.

1.

Se hele prosjektet som et samarbeid mellom mange mindre prosjekter. Bryt ut brikkene som er logiske valg for å stå alene. For eksempel, hvis du bygger et hus, kan du bryte ut de ulike aspektene av prosjektet som kan omfatte fundament, overbygning, elektrisk og VVS.

2.

Plasser prosjektet etter prioritet. For eksempel kan du ikke bygge veggene i huset ditt før fundamentet er ferdig, så grunnlaget må være på listen før superstrukturen.

3.

Tilordne passende medarbeider til hvert delprosjekt og gi dem tidsfrister. Vurder å la ledere og teamledere se hele prosjektet slik at de har en samlet forståelse av det projiserte sluttresultatet og se hvor de passer inn i hele prosjektet.

4.

Stagger ferdigstillingsfristene slik at du som hovedprosjektleder ikke blir overveldet på en gang med godkjenninger og endringer. Selv om mange deler av et massivt IT-prosjekt, for eksempel, kan være nødvendig på en gang for å samle en del av prosjektet, bygg i tid for endringer, forsinkelser og vurderinger. Du kan vurdere 30-dagers avstand mellom tidsfrister eller en tidslinje som er i samsvar med hvor lang tid du må gjennomgå hvert delprosjekt.

5.

Plugg fremdriftsrapporter til en hovedfil som viser fremgangen du gjør på det store bildet. Gi klienter rapporter om hele prosjektet i stedet for detaljerte data om undergruppeaktiviteter. De endelige resultatene er vanligvis de eneste detaljene klientene er opptatt av, og hvordan du oppnår disse resultatene, er din primære bekymring.

Tips

  • Tilordne en leder til hvert delprosjekt og møte jevnlig med alle lagledere for å dele fremdriftsrapporter og utfordringer som kan ha oppstått. Endre tidsfrister og omfordel ressurser når det er nødvendig for å holde den større prosjektfristen på sporet. Du må kanskje konsolidere delprosjekter som overlapper eller adskiller andre delprosjekter som har blitt uhåndterlige.

Advarsel

  • Hold budsjettet fleksibelt slik at du raskt kan svare på endrede behov som de oppstår. Mens du bør starte med et budsjett for hvert delprosjekt som reflekterer din totale investering, må du ikke bli slått av med å holde hvert delprosjekt finansiert ved dine innledende fremskrivninger. Det kan hende du finner at noen mindre prosjekter krevde færre ressurser mens andre aspekter av det massive prosjektet krevde mer kapital og menneskelige ressurser enn det som ble anslått.

Anbefalt