Slik beregner du bil- og lastebilutgifter og avskrivninger for IRS

Internal Revenue Service tillater vanlige og nødvendige transportutgifter som fradrag mot forretningsinntekt for en bil eller lastebil som brukes i virksomheten. Hvis kjøretøyet eies av virksomheten, kan det avskrives, vanligvis over en femårsperiode med noen begrensninger.

1.

Ta opp kjøretøyets begynnelse og avslutning av kilometertelleren som leses hvert år for å beregne den totale milen som kjøres. Hold en detaljert oversikt over alle miles relatert til forretningsbruk. Dette inkluderer lokal kjørelengde (ikke overnattingsturer) som reiser fra din primære forretningssted til et annet arbeidssted, til kundens eller kundens sted, til å delta på forretningsmøter, konferanser eller seminarer knyttet til virksomheten din, for å hente forsyninger eller produkter og å ha kjøretøy betjent eller reparert. IRS krever en samtidig registrering av all virksomhets kjørelengde for å kreve et fradrag. Dette betyr å holde en dagbok eller logge inn som du skriver inn virksomhetsmiljø og forretningsformål med turen hver dag du bruker bilen eller lastebilen for virksomhet. Forretningsbruk for overnattingsturer er også fradragsberettiget, men slik bruk er klassifisert som reiseutgifter og bør spores og registreres separat.

2.

Oppbevar kvitteringer for alt vedlikehold og reparasjon av biler, gass og olje, parkering og avgifter, garasjerom, leie av leiebil, bilforsikringspremier, dekk og kjøretøyregistrering. Hvis kjøretøyet er leid, behold kvitteringer for leieavtalen. Hvis det er finansiert, hold en oversikt over rentebetalinger på lånet. Regnskapsprogramvare er nyttig for å registrere, organisere og spore disse utgiftene. Skanning av kvitteringer på datamaskinen eller en elektronisk lagringsenhet kan bidra til å holde haugene med papirkvitteringer på et minimum.

3.

Bruk en avskrivningstabel til å beregne den tillatte avskrivningskostnaden hvert år. IRS begrenser den totale avskrivbare verdien av biler og lastebiler og hvor mye avskrivningskostnadene som er tillatt hvert år. I noen tilfeller kan hele avskrivbare verdien av bilen eller lastebilen tas som en utgift i det første bruksåret som en del 179 utgift. I de påfølgende årene er det kun fradrag for faktiske virksomhetsutgifter.

4.

Bestem om å kreve faktiske utgifter eller standard kjørelengdeavdrag i løpet av det første året kjøretøyet brukes i virksomheten. IRS setter standard kjørelengde hvert år og justerer den for å gjenspeile endringer i kostnaden ved å drive et kjøretøy. Hvis du setter bilen på en avskrivningsplan, kan du ikke ta standard kjørelengde. I stedet må du ta avskrivningsbeløpet pluss faktiske kostnader for året. Beregn fordelsavdrag på begge måter: Bruk avskrivninger (hvis virksomheten eier kjøretøyet) og faktiske utgifter og deretter omberegne ved å bruke standard kjørelengde. Sammenlign resultatene for å avgjøre hvilken metode som er bedre fradrag. Hvis du bruker faktiske utgifter i det første året, kan du ikke bytte i senere år til standard kjørelengdeavdrag. Hvis du har en flåte på fem eller flere biler, kan du ikke ta standard kjørelengde.

5.

Gjør kun krav på forretningsmessig del av utgifter og avskrivninger dersom du også bruker bilen som en personlig bil. Hvis du for eksempel kjører kjøretøyet totalt 16 000 miles per år, men bare 12 000 miles er til forretningsformål, kan du kreve 75 prosent av kostnadene og avskrivningene som forretningskostnader. Hvis du bruker standard kjørelengde, multipliserer hastigheten ganger 12.000 miles for å beregne fradragsberettiget beløp.

Ting som trengs

• Business accounting programvare
• Avskrivningsplan
• Mileage log
• Skanningsprogramvare (valgfritt)