Slik lager du Kontorrekvisita

Mest sannsynlig beholder firmaet et utvalg av kontorrekvisita for brukers bruk, noe som betyr at du må opprettholde en konsistent oppdatert liste over lager som er kjøpt og brukt i en bestemt regnskapsperiode. En nøyaktig beholdning tjener en todelt formål: det hjelper til med å sikre at virksomheten din ikke går tom for nødvendige kontorsrekvisita, og det gjør det mulig å skikkelig ta hensyn til kjøp av kontanter som eiendeler eller forpliktelser under en periodiseringsordning for regnskap.

Tar en nøyaktig beholdning

Trinn 1: Lag en inventarlogg

Besøk bedriftens forsyningskapasitet med et loggark for å registrere rekvisita for øyeblikket. Hvis firmaet foretrekker å opprettholde kontoutstyrsregistreringsposter i et regneark eller tekstbehandlingsbord, ta med en bærbar datamaskin eller nettbrett for å fremskynde datainngangsprosessen.

Trinn 2: Gruppetilbehør etter type eller plassering

Separate forsyninger til beslektede grupper som skriveverktøy, kopipapir, notatbøker, skrivebordsartikler og arkiveringsmateriell. Å skille rekvisita basert på produktnummer eller UPC-koder, er også et alternativ hvis bedriften din har flere kuponger for kontorforsyning. Et større selskap som bruker forsyninger på tvers av flere avdelinger, kan foretrekke en mer detaljert tilnærming til forsyningsadministrasjon, men generelle kategorier er nok for de fleste små bedrifter.

Trinn 3: Gjør et elementtall

Skriv inn kategorien av elementet eller varenummeret i lagerbeholdningen din. Noter antall tilgjengelige enheter i en tilstøtende kolonne.

Trinn 4: Bestem omordningsnivåer

Bestem omordningsnivået for hvert element ved å vurdere hvor raskt bedriften din bruker produktet og hvor raskt produktet kan byttes ut. Hvis firmaet ditt for eksempel bruker tre bokser med kopipapir per uke, og det tar en uke å motta en ny forsendelse kopipapir fra leverandøren din, bør du bestille på nytt når kopieringspapiropptaket faller til fire til seks bokser. Omregistrere rekvisita før lageret ditt når et kritisk lavt nivå gir en tidspute hvis papirforbruket øker eller det oppstår forsinkelse ved levering. Legg til et notat i loggen din som angir rekkefølgenivået for hvert element.

Trinn 5: Ta opp tilbudskjøp

Ta opp nye kontorrekvisita etter hvert som de er laget.

Regnskap for inventar

Trinn 1: Oppdater firmaets hovedbok

Legg inn den totale verdien av et kontorforsyningskjøp i bedriftens hovedbok som en eiendel. Når forsyninger ikke har blitt brukt, betraktes de som eiendeler i stedet for utgifter under et periodiseringsregnskapssystem. Hvis du allerede har en oppføring for kontorrekvisita i ressurskolonnen din, legger du til kostnaden for de nye kjøpene til eksisterende total.

Trinn 2: Utfør periodiske beholdningskontroller

Besøk selskapets forsyningskapasitet ved slutten av en regnskapsperiode og utfør en lagerkontroll. Sammenlign de totale enhetene for øyeblikket for hvert varenummer eller kategori til totalene som er angitt i lagerbeholdningen din.

Trinn 3: Oppdater inventarloggen

Skriv inn de nye totalene dine for hvert varelager eller kategori i loggen din.

Trinn 4: Beregn enhetskostnad

Multipliser enhetskostnaden for en vare som forbrukes av det totale antallet forbrukte enheter for å ankomme til din totale varekostnad for det aktuelle elementet eller kategorien. For eksempel, hvis penner koster $ 10 per enhet og 12 enheter ble konsumert, er den totale varekostnaden for varen $ 120.

Trinn 5: Beregn Total Investeringsutgift

Legg til per vare totaler sammen for å ankomme til din totale kontorleveringsutgift for regnskapsperioden. Denne summen er den akkumulerte verdien av kontorrekvisita som faktisk forbrukes i bedriften din i den nåværende perioden.

Trinn 6: Oppdater bøkene

Trekk kontorets forsyningspost for gjeldende regnskapsperiode fra kontoutstyrets eiendomsoppføring i selskapets hovedbok. Legg igjen en journaloppføring som forklarer fjerning av midler. For eksempel: "Fjerning av kontorleverandørkostnader for januar." Oppgi total forsyningskostnad for regnskapsperioden i ansvarsdelen av hovedboken.

Tips

• Konsekvent opptak av kontorsleverandørkjøp og jevnlig oppdatering av loggboken reduserer stresset av inntektsskattforberedelse fordi du ikke trenger å regne med et års verdier i kjøp av lager og bruksjusteringer. I stedet trenger du bare å oppdatere hovedboken din for å gjenspeile slutten av året. Ha alltid nok kontorrekvisita i lager for å opprettholde kontoret din i minst en uke.

  Utfør en ukentlig lagerkontroll i fire uker, og finn gjennomsnittlig antall enheter konsumert per uke for hvert element i bedriftens forsyningskapasitet. Disse tallene blir ditt gjennomsnittlige ukentlige forbruk eller ombestillingsnivå for et kontorforsyning. Ombestill forsyninger når antall varer på lager nærmer deg det ukentlige forbruket.