Slik administrerer du stipend for ideelle organisasjoner

Tilskudd fra stiftelser og selskaper støtter arbeidet med ideelle organisasjoner. For å undersøke, søke og administrere stipendbeløp krever konsekvent oppmerksomhet til prosessene. Grant management krever etablert kontroll og samarbeid mellom ansatte fra ulike avdelinger. Norges organisasjons forhold til finansieringssamfunnet er avhengig av riktig styring av tilskuddsprosessene, bruk av midler og drift av finansierte prosjekter eller programmer. Grant management gir sentralisert kontroll over prosessene og overvåking av interne retningslinjer.

Grant Manager

Nonprofit organisasjoner kan ansette en tilskuddsleder eller tildele en forvaltningsoppgave til en eller flere medarbeiderne. Grantforvaltere rapporterer vanligvis til leder for utviklingsavdelinger, som har ansvar for innsamling av midler. Bidragsforvalteren overvåker bidragsaktiviteter, opprettholder stipendrelaterte poster og filer, fungerer som en tilrettelegger og arbeider med ledende ansatte i andre avdelinger for å koordinere tildelingsprosesser. Bidragsforvalterens oppgaver kan innebære forskning og innlevering av tilskuddsforslag, samarbeide med programmedarbeider for å møte økonomiske behov og overvåke bruken av tildelte tilskudd. Bidragsforvalteren utvikler relasjoner med potensielle finansierere og bistår i utviklingen av årsrapporter og markedsføringsressurser, for eksempel nettsiden og brosjyrene.

Retningslinjer og prosedyrer

Utviklingen og distribusjonen av interne retningslinjer og prosedyrer, inkludert stillingslederens stillingsbeskrivelse, gir ansatte instruksjoner for å opprettholde sentralisert kontroll over alle tilskuddsaktiviteter, herunder kontakt med potensielle finansierere og innlevering av tilskuddssøknader. Bidragsforvalteren er den person som er utpekt som den primære kontakten for saker som involverer tilskudd. Staben skal sende bevilgningsmateriale til stipendiaten for gjennomgang og innsending for å sikre at organisasjonens innleveringer er komplette, profesjonelle og inkludere nødvendige signaturer. Din ideell kan hjelpe medarbeidere å forberede seg på vedtak av tilskuddshåndteringsprosedyrer ved å holde en treningsøkt.

Journalføring

Et godt organisert rekordbehandlingssystem er nødvendig for tildelingsstyring. Din organisasjon kan bruke en database til å registrere og spore all kontakt med stiftelser. Du kan opprette filer for hvert søknad om tildeling av søknader og opprette nye filer når en prispakke er mottatt. Filene dine skal inneholde gjeldende kopier av dokumenter som brukes i søknadsprosessen, for eksempel 501 (c) (3) og en nåværende styreliste. Inkluder korrespondanse, materiale mottatt fra støttemottakere, forskning og andre filer som letter forvaltningen av organisasjonens tilskudd.

Grant Awards

Gjennomgå tildelingsbrevet og pakken, gi spesiell oppmerksomhet til nøkkel datoer, rapporter krav og begrensninger på bruken av tilskuddsmidler. Møt med programmedarbeidere og nøkkelfinansierte ansatte for å se prispakken. Tilskuddshåndteringen må kanskje sørge for at kontrollene er på plass, for eksempel nye kontoer for tilskuddsmidler og prosedyrer for å be om økonomiske rapporter for å overvåke bruk av midler. Koordinere forberedelsen og innleveringen av rapporter til funderen. Noen organisasjoner bruker prosjektledelse eller stipendstyringsprogramvare for samarbeid og fildeling. Lukk finansieringsåret på riktig måte med den nødvendige rapporten og et siste brev med takk som inkluderer planer om å søke om fremtidige tilskudd.