ISO-prosedyrer for revisjon av innkjøpsavdeling
ISO, kjent som den internasjonale organisasjonen for standardisering i USA, er verdens største ikke-statlige organisasjon som utvikler og publiserer internasjonale standarder for forretningspraksis. Navnet er ikke et akronym, men er avledet fra det greske ordet "isos", som betyr "like", så navnet på organisasjonen er det samme over hele verden. ISO har mer enn 19.000 internasjonale standarder som styrer aktiviteter som landbruk, bygg, engineering, produksjon og administrasjonspraksis. Noen ISO-krav gjelder innkjøpsavdelinger.
Revisjonsomfang
En revisjon er en sammenligning mellom faktiske forhold og forventede forhold. Revisjoner utføres for å komme til en "funn" om hvorvidt et foretak overholder sine forskrifter, retningslinjer og prosedyrer. ISO fastsetter ikke spesifikke innkjøpsavdelingsprosedyrer for bedrifter, men krever snarere bare at selskaper skal definere sine innkjøpsprosesser, bestemme hvem som er autorisert til å godkjenne kjøp, sikre at selskapets prosedyrer er tilstrekkelig kontrollert og at disse prosedyrene blir implementert.
Revisjonsstruktur
Revisjoner kan utføres på tre måter: første parti, andre part og tredjepart. En førstepartsrevisjon er en selvbedømmelse utført av selskapet og kjent som "leverandørens samsvarserklæring." Andreparts revisjoner utføres av selskapets kunde - det vil si når et selskap lar kunden gjøre en vurdering av hvordan Selskapet utfører med hensyn til ISO-regelverket. Tredjeparts revisjoner utføres av uavhengige revisorer sertifisert i feltet. ISO selv utfører ikke revisjoner eller utsteder sertifikater for samsvar. Dette gjøres av uavhengige sertifiseringsorganer. Selv om disse enhetene ikke er underlagt ISO-kontrollen, stiller ISO kravene til revisjon i henhold til ISO / IEC 17021: 2011.
ISO-krav
ISO har visse krav som gjelder kjøp av avdelinger, for eksempel at selskapet skal sikre at det opprettholder kontroll over eventuelle outsourcing av innkjøpsprosessen, at de kjøpte produktene er i samsvar med spesifiserte innkjøpskrav, og at innkjøpsinformasjon beskriver tilstrekkelig produkt som kjøpes. Innkjøpsavdelinger har vanligvis detaljerte retningslinjer og prosedyrer for hva de gjør og hvordan de gjør det. Noen typer innkjøpsfunksjoner håndteres imidlertid ofte av andre avdelinger som har utviklet egne avdelingspolitikker og praksis. Selv om det ikke er noe galt med dette, er det fare for at innkjøpsavdelingen mister kontroll over innkjøp initiert av andre avdelinger, eller at de andre avdelingene ikke vil være klar over de regler og krav som er fastsatt av innkjøpsavdelingen. Valget av godkjente leverandører og overvåking av leverandørprestasjoner, for eksempel, bør være konsekvent på tvers av avdelinger. En revisjon kan avdekke denne typen informasjon.
Hva å forvente
Revisor vil gjennomgå selskapets retningslinjer og prosedyrer, undersøke innkjøpsdokumenter og stille spørsmål til personell både innen innkjøpsavdelingen og i andre avdelinger i selskapet der innkjøpsvedtak fattes. De vil ofte be om en liste over varer som er kjøpt, som ikke tragtes gjennom innkjøpsavdelingen. Selv om kjøp ikke skjer gjennom innkjøpsavdelingen, er selskapet fortsatt ansvarlig for at leverandørene er kvalifisert og riktig overvåket og at varene som blir kjøpt, oppfyller ISO-kravene.