Nøkkelelementer i et daglig tidsskrift

Enten du fakturerer kundene dine etter timen for arbeidstakerens arbeid, eller du registrerer arbeidstiden for å vurdere og forbedre prosjektbasert fakturering, gir de daglige tidsarkene de rå dataene du trenger. De fleste ansatte avviser tidsbegrensning til bunnen av sine lister over minst foretrukne arbeidsplassoppgaver. For å få rettidig og nøyaktig informasjon, se etter enkle former - digital eller på papir - som fanger all informasjon du trenger uten unødig kompleksitet.

Ansattes identitet

Dine økonomiske prosedyrer kan ikke allokere arbeidstimer uten riktig ansettelsesidentifikasjon rapportert på hvert daglig tidsskrift. Blant store arbeidsstyrker tilordner noen arbeidsgivere identifikasjonsnumre og inkluderer et felt for denne informasjonen om tidsrelatert papirarbeid. Uansett hvilket ID-system du bruker, må tidsarkene dine koble dataene deres individuelt til de enkelte medarbeiderne dine gjennom en kombinasjon av navn, avdeling og arbeidsoppgave. Hvis du oppgir tomme skjemaer for rapporteringsformål, må ansatte fullføre ID-seksjonen selv, mens et elektronisk skjema kan utformes for å fylle disse feltene automatisk basert på innloggingsdata.

Aktivitetsinformasjon

Den sentrale hensikten med tidsskriftbasert rapportering ligger i nøyaktig identifisering av oppgavene som ansatte utfører, og oppgavene eller kostnadsstedskodene som kreves for å bruke disse timene som fakturerbart eller ikke-fakturerbart arbeid. For å eliminere utsikter til feilkategoriserte timer og fortapt fortjeneste, trenger tidsrapporteringssystemet en liste over entydige forkortelser for typer aktiviteter. Du bør også gi en nåværende liste over klienter og arbeidet pågår, hver tilordnet sin egen forkortelse. Til slutt skal du inkludere koder eller symboler som skiller mellomregning fra ikke-rimelig tid. Noen aktiviteter kan få eller miste sin fakturerbare status, avhengig av vilkårene for avtale med en enkelt kunde.

Tid og faktureringsdata

Avhengig av hvilken type virksomhet du driver, kan minimumsvarigheten for en fakturerbar aktivitet være så kort som fem minutter. Nøyaktig klassifisering av arbeid i henhold til sitt bidrag til bunnlinjen er basert på like nøyaktig timinginformasjon for å sikre at fakturaen din tar opp alle aktuelle timer. Daglige tidsskrifter krever mindre kronologisk informasjon enn de som dekker arbeidsuke eller andre lengre perioder, men skjemaene dine trenger bestemmelser for rapportering av start- og stopptider, aktivitetstider eller begge deler. Digitale skjemaer kan beregne varighet basert på ganger valgt fra rullegardinmenyene.

Andre hensyn

For å kutte ned på bortkastede materialer og innsats, kan tidssystemet ditt omfatte unntak for ferier, forlenget permisjon for sykdom eller militære forpliktelser, og andre obligatoriske eller uvanlige aktiviteter som varer lenger enn en deltid. Å regne med at ansatte skal legge ut tidsreduksjoner umiddelbart etter en uke eller lengre av jobben, er ikke den beste bruken av deres returtid. Et skjema som identifiserer naturen og varigheten av et fravær kan gjøre en mer effektiv post enn en stabel med tidsark som alle lister den samme ikke-betalbare aktiviteten.