Liste over filer for en liten bedrift å beholde
Små bedrifter konkurrerer mot store selskaper som har betydelige ressurser, og de må også være forberedt på revisjoner. Ifølge Fidelity er småbedriftseiere mer sannsynlig å ha revisjoner enn selskaper fordi småbedriftseiere har mindre sannsynlighet for å ha sine filer og data i orden. Med det rette arkiveringssystemet og planleggingen kan en småbedriftseier imidlertid forsikre seg om at hun har de rette dokumentene for hånden i tilfelle en Internal Revenue Service eller forsikringsrevisjon.
Klientfiler
Papir eller elektroniske filer for kunder og prosjekter er avgjørende for en virksomhets arkiveringssystem. Bedrifter, uavhengig av størrelse, bør holde oversikt over alle forretningsordninger, avtaler, kontrakter og klienter de har behandlet - ikke bare for revisjon, men også i tilfelle av rettssaker eller annet juridisk problem. Under en revisjon krever IRS kun klient- og prosjektfiler for de foregående tre årene, men søksmål kan oppstå når som helst, så små bedrifter bør aldri kaste bort disse filene. Hvis rommet er begrenset, kan små bedrifter se på elektroniske arkiverings- og lagringssystemer.
Skatt og finansielle filer
Selv om de fleste småbedriftseiere bruker noen form for regnskapsmessig programvare, er det viktig å ha papirbackups. Disse filene skal inneholde lønn, forretningsutgifter, kredittkortopplysninger, bankkontoer, årlig avkastning, kvartalsvisering, varebeholdninger, kassebånd, reiselogger og salgs- og resultatregnskap. Hvis bedriftseierens avkastning ga et tap, anbefaler IRS å holde økonomiske filer og skattedokumenter vedrørende det tapet i syv år. Siden dette er tilfellet for mange småbedriftseiere, behold dine tidligere økonomiske og skattemessige poster i minst syv år.
Medarbeiderfiler
Filer for ansatte, herunder underleverandører og frilansere, skal holdes i minst tre år. Disse filene skal inkludere kontrakter, skatteoppgavene, lønnsposter, forsikring og andre former som den ansatte signerte i sin tid med selskapet.
Forretningsplaner
De fleste bedriftseiere gjør sin due diligence og lager en forretningsplan før de starter. Forretningsplaner betraktes som veiledende for eieren for å sikre at virksomheten forblir på rette spor og lykkes. Små bedrifter bør holde sine forretningsplaner og eventuelle budsjetter opprettet fra disse planene på ubestemt tid. Selv om den opprinnelige forretningsplanen har blitt endret eller erstattet, må den oppbevares som referanse - særlig hvis forretningsplanen er knyttet til nåværende eiendeler eller lån.
Andre filer
En liten bedrift vil samle en rekke papirer og filer gjennom hele operasjonen. Selv om IRS ikke krever det, anbefaler Fidelity å holde flere filer tilgjengelig - for eksempel ansettelsesapplikasjoner, e-post og korrespondanse, tillatelser, lisenser, varemerker, ulykkesrapporter og vedtekter - for forsikringsrevisjoner eller rettssaker.