Travel Expense Management for en liten bedrift
Små bedrifter som ikke ofte sender ansatte på forretningsreiser, kan ikke føle at en skriftlig forretningsreise er nødvendig. Uten en, kan du imidlertid komme inn i problemer som, selv om de ikke koster deg mye penger, kan skape dårlig vilje blant ansatte. Med litt planlegging kan du opprette en administrasjonspolitikk for reisekostnader som vil holde alle på arbeidsplassen i løkken og fornøyd.
Reisepolitikk
Din reisepolitikk bør inneholde en prosedyre for å be om reise og refusjoner, og trinn for å sende inn en refusjonsforespørsel. Dette vil eliminere forvirring med hensyn til om reisen ble godkjent, hvilke gjenstander dekket, og hvordan og når arbeidstakeren vil bli refundert. Inkluder dette i din medarbeiderhåndbok, hvis du har en. Hvis ikke, fordel politikken til ansatte og be dem om å signere, date og returnere en kopi til deg.
Godkjent førtur
Opprett et skjema ansatte må fylle ut for å be om reise før de tar en tur. Skjemaet skal be om informasjon om reisen, inkludert dato for reise, formål, fordel for selskapet og forventede utgifter. Skjemaet skal inneholde et område for selskapet eller en leder for å godkjenne forespørselen. La medarbeiderne vite hvor og hvordan de skal sende inn godkjennelsesforespørsler og sikre at de får et svar i tide.
Akseptable refusjoner
I retningslinjene for reiseplaner skal du avgjøre hvilke typer utgifter som skal tilbakebetales når ansatte reiser. Disse kan inkludere overnatting, fly eller togpriser, måltider, konferanseregistreringer, parkering, tips og drosjer. Angi om ansatte som kjører egne biler, vil bli refundert for gass eller kjørelengde ved IRS-prisen. Angi hvordan og når ansatte kan underholde klienter.
Utgiftsrapporter
Spell ut hvordan utgifter må rapporteres for refusjon. For eksempel, ikke la ansatte bruke kredittkortopplysninger i stedet for kvitteringer. Et hotellromregning vil vise om arbeidstakeren bestilte filmer eller romservice, mens et kredittkortoppsummering kun viser den totale kostnaden for regningen. Angi per døgn for måltider, slik at ansatte vet hvor mye de kan bruke på mat hver dag, noe som kan gi deg mulighet til å hente inn kvitteringer, noe som gjør det lettere for de ansatte å fullføre sine rapporter.
betale
La medarbeiderne vite når de vil bli refundert. Snakk med regnskapsavdelingen din for å avgjøre om de foretrekker å foreta kostnadsrefusjon med lønn eller skille de to kontrollkjøringene.