Hva er nøkkelen til interne kontroller for anleggsmessig revisjon?

Anleggsmidler og utstyr representerer vanligvis en stor del av selskapets samlede eiendeler. Kostnaden for å opprettholde og avskrive anleggsmidler kan også være en stor varekostnad på resultatregnskapet. Siden disse eiendelene er så viktige for selskapsregnskap og interne operasjoner, bør selskapene gjennomføre nøkkelkontroller over oppkjøp, lagring og registrering.

Separate Ledgers

I stedet for å kaste alle anleggsmidler til en konto i regnskapssystemet, bør selskapene opprettholde et eget datterselskap for hver anleggsmiddel. Hver eiendel vil ha en annen bruks- og bergingsverdi, og det kan kreve en annen avskrivningsmetode. Separate ledgers reduserer feil og tillater brukere å enkelt identifisere eventuelle utgifter for de vanlige regningene. Selskapet bør også kreve regnskapsførerens godkjennelse før regnskapsførere kan justere, legge til eller fjerne noen av datterselskapets datterselskaper.

Kjøpstillatelse

For å redusere risikoen for svindel og dårlige kjøpsbeslutninger, bør selskapene ha en prosedyre for kjøpstillatelse for eiendeler. Andre avdelinger bør være pålagt å utstede et kjøpsrekvisasjonsdokument til innkjøpsavdelingen for å be om en ny eiendel. Før innkjøpsavtalen skal innkjøpsavdelingen oppnå executive-godkjenning. Ledere kan opprettholde anleggsbudsjettplaner for å hjelpe dem med å bestemme hvilke rekvisitter som skal godkjennes.

Kapitaliseringspolitikk

Det er ikke alltid klart hva som bør betraktes som en anleggsmiddel, og hva skal kategoriseres som en bekostning av å drive forretninger. For små til mellomstore anskaffelser har revisor muligheten til å innregne kjøpet som en kostnad for å drive forretninger eller å kapitalisere det som en eiendel. Et selskap bør ha en klar kapitaliseringspolicy for å sikre at eiendeler behandles konsekvent. For eksempel kan et selskap veilede regnskapsførere til å kapitalisere eventuelle anskaffelseskost over $ 5000. Innkjøp under $ 5000 vil bli klassifisert som utgifter i perioden da de er kjøpt.

Periodiske beholdningsevalueringer

De fleste selskaper utfører en periodisk mengde inventar. Noen overser imidlertid periodiske vurderinger av anleggsmidler. Bedrifter bør utføre periodiske evalueringer for å verifisere at alle anleggsmidler på bøkene fortsatt eksisterer og notere deres plassering. Ledelsen bør holde øye med tilstanden til anleggsmidler. Under amerikanske aksepterte regnskapsprinsipper skal eiendeler holdes til det laveste av kostpris eller markedsverdi. Det betyr at selskaper regelmessig må sjekke for skade eller forfalskning som kan redusere eiendelens markedsverdi.